Dlaczego zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy świadczącej usługi profesjonalne?

Trilby Lawless

Aktualizacja: 16 października 2024 r.
1 września 2023 r.
Spis treści
UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ
Spis treści

Dzisiejsza branża usług profesjonalnych działa w szybkim tempie, co sprawia, że efektywne zarządzanie zasobami jest niezwykle ważne. Podczas gdy wiele organizacji koncentruje się przede wszystkim na czasie i pieniądzach jako kluczowych miarach, właściwe zarządzanie alokacją zasobów ma realny wpływ na zdolność firmy do skutecznego skalowania. 

Na tym blogu zagłębimy się w to, dlaczego zarządzanie zasobami jest ważne i zbadamy szersze implikacje, jakie ma ono dla sukcesu i zrównoważonego rozwoju firm świadczących profesjonalne usługi. Odkryj, w jaki sposób optymalizacja zasobów poprzez wykorzystanie oprogramowania do zarządzania zasobami w celu maksymalizacji wydajności operacyjnej może zapewnić Twojej firmie przewagę konkurencyjną potrzebną do wyprzedzenia burzliwego klimatu gospodarczego i konkurencji. 

Czym jest zarządzanie zasobami?  

Zarządzanie zasobami obejmuje strategiczną alokację i wykorzystanie pracowników organizacji do osiągnięcia jej celów. Podczas gdy rozliczalny czas i pieniądze są powszechnie uznawane za kluczowe zasoby, zarządzanie zasobami wykracza poza te czynniki. Obejmuje ono skuteczne zarządzanie członkami zespołu odpowiedzialnymi za wykonanie zadania lub projektu w najbardziej opłacalny i korzystny sposób zarówno dla firmy, jak i jej klientów.

Optymalizując alokację i wykorzystanie tych zasobów, firmy mogą zwiększyć swoją produktywność, wydajność, a ostatecznie potencjał wzrostu.

Definiowanie zarządzania zasobami obejmuje również identyfikację i ustalanie priorytetów potrzeb w zakresie zasobów, opracowywanie strategii pozyskiwania i przydzielania zasobów oraz monitorowanie wykorzystania personelu w celu zapewnienia optymalnych wyników. Takie holistyczne podejście do zarządzania zasobami umożliwia firmom podejmowanie świadomych decyzji, minimalizowanie marnotrawstwa i maksymalizowanie wartości uzyskiwanej z ich zasobów.

Wyzwania związane z procesem zarządzania zasobami

Osiągnięcie efektywnego zarządzania zasobami bez dedykowanego rozwiązania stanowi niezliczone wyzwanie dla firm, często skutkując nieefektywnością i utrudnionym rozwojem. 

Oto kilka typowych procesów, które mogą stosować firmy, które nie mają dedykowanego rozwiązania, wraz z ich wadami:

Ręczne arkusze kalkulacyjne: Choć pozornie proste, ręczne arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy, nie zapewniają kompleksowej widoczności i mają trudności z dostosowaniem się do skalowalności.

Modernizacja oprogramowania do zarządzania projektami: Próba zmiany przeznaczenia ogólnego oprogramowania do zarządzania projektami na potrzeby przepływów pracy zasobów wprowadza złożoność, utrudniając śledzenie i ograniczając widoczność zasobów.

Narzędzia do współpracy, takie jak poczta e-mail i Slack: Poleganie na platformach komunikacyjnych, takich jak e-mail i Slack, może prowadzić do przeciążenia informacjami, w połączeniu z brakiem scentralizowanej kontroli danych i ograniczonymi możliwościami automatyzacji w celu płynnego skalowania.

Metody ad hoc, takie jak komunikacja werbalna, tablice i karteczki samoprzylepne: Tym spontanicznym metodom brakuje kompleksowej widoczności i stabilności, co utrudnia tworzenie znaczących raportów.

Staje się oczywiste, że wyspecjalizowane rozwiązania do zarządzania zasobami stały się niezbędnymi narzędziami dla organizacji świadczących profesjonalne usługi, aby sprostać tym wyzwaniom, oferując zwiększoną wydajność, przejrzystość i świadome podejmowanie decyzji.

Bezpośredni wpływ zarządzania zasobami na rozwój firmy 

Ignorowanie tego problemu wiąże się z ryzykiem. Coraz częściej firmy świadczące profesjonalne usługi poszukują silniejszego i bardziej szczegółowego planowania zasobów, ponieważ podejmują się nowych zadań, szukają możliwości przyrostowego wzrostu i zarządzają zespołami w nieprzewidywalnych środowiskach biznesowych.

Organizacje, które nie radzą sobie z wyzwaniami związanymi z procesem zarządzania zasobami, które opisaliśmy powyżej, są często nękane przez: 

Nieefektywna alokacja zasobów: Bez zarządzania zasobami firmy mogą mieć trudności z identyfikacją i przydzielaniem odpowiednich talentów do projektów. Może to prowadzić do opóźnień, obniżenia jakości projektów i niezadowolenia klientów, co ostatecznie wpływa na reputację firmy i jej potencjał do ponownej współpracy.

Słabe wykorzystanie pracowników: Brak wglądu w umiejętności i dostępność pracowników może skutkować niedostatecznym wykorzystaniem kluczowych talentów. To nie tylko obniża morale pracowników, ale także prowadzi do utraty możliwości generowania przychodów dla firmy.

Zmniejszona rentowność projektu: Nieodpowiednie zarządzanie zasobami może prowadzić do przekroczenia harmonogramu projektu, ponieważ jego realizacja może trwać dłużej niż planowano lub wymagać dodatkowych zasobów. Może to obniżyć marże zysku i wpłynąć na ogólne wyniki finansowe firmy.

Pewne podejście do zewnętrznych warunków rynkowych zarządzania zasobami

Brak odpowiedzi na wewnętrzne wyzwania związane z planowaniem i zarządzaniem zasobami negatywnie wpłynie na zdolność do konkurowania na wybranych rynkach. Organizacje, które zdecydują się zaspokoić te potrzeby, znajdą się w silniejszej pozycji, aby wykorzystać nowe możliwości rynkowe w obliczu:

Zwiększona konkurencja rynkowa: W wysoce konkurencyjnych branżach efektywne zarządzanie zasobami staje się strategiczną przewagą. Firmy muszą zoptymalizować swoją siłę roboczą, aby realizować projekty szybciej i po konkurencyjnych kosztach, aby prześcignąć rywali.

Zmieniające się oczekiwania klientów: Wymagania klientów stale ewoluują, co wymaga od firm odpowiedniego dostosowania strategii alokacji zasobów. Zarządzanie zasobami pozwala firmom lepiej reagować na potrzeby klientów, wspierając silniejsze relacje z nimi.

Praca zdalna i zespoły rozproszone: Rozwój pracy zdalnej i zespołów rozproszonych wymaga skutecznego zarządzania zasobami, aby zapewnić płynną współpracę i koordynację w różnych lokalizacjach i strefach czasowych.

Odkryj korzyści płynące z zarządzania zasobami dla zespołów operacyjnych i finansowych 

Rozwiązanie problemu silosowych danych i nieefektywnych procesów ręcznych za pomocą specjalnie stworzonego oprogramowania do zarządzania zasobami umożliwia firmie wspieranie zrównoważonego rozwoju, podnoszenie zadowolenia pracowników i zwiększanie rentowności.

Przyjrzyjmy się bliżej korzyściom płynącym z zarządzania zasobami.

Skuteczne zarządzanie zasobami zoptymalizuje wydajność operacyjną i elastyczność

Lepsze planowanie i realizacja projektów: Efektywne zarządzanie zasobami pozwala firmom zidentyfikować odpowiednie talenty dla każdego projektu, dopasowując umiejętności do konkretnych zadań. Usprawnia to planowanie projektów i zapewnia, że właściwi ludzie pracują nad właściwymi projektami, co prowadzi do wyższej jakości wyników i większego zadowolenia klientów.

Lepsza alokacja zasobów: Dzięki scentralizowanemu widokowi dostępnych zasobów, firmy mogą zoptymalizować ich alokację. Zapobiega to nadmiernemu lub niedostatecznemu wykorzystaniu pracowników, redukując przestoje i godziny bezczynności. W rezultacie zespoły zwiększają produktywność, a terminy realizacji projektów ulegają skróceniu.

Widoczność w czasie rzeczywistym: Narzędzia do zarządzania zasobami zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w postępy projektu i dostępność zasobów. Kierownicy projektów mogą wcześnie identyfikować potencjalne wąskie gardła lub obszary o słabych wynikach, umożliwiając proaktywne interwencje w celu utrzymania projektów na właściwym torze.

Możliwości te znacznie poprawiają ogólną zwinność i zdolność adaptacji operacji. Zapotrzebowanie na zasoby może się szybko zmieniać, a zarządzanie zasobami umożliwia organizacjom szybką realokację zasobów w oparciu o zmieniające się wymagania projektowe.

Maksymalizacja elastyczności finansowej i dalekowzroczności dzięki planowi zarządzania zasobami 

Optymalizacja kosztów: Efektywne zarządzanie zasobami minimalizuje marnotrawstwo zasobów, takie jak niepotrzebne nadgodziny, czas bezczynności lub zatrudnianie zewnętrznych wykonawców. Prowadzi to do oszczędności kosztów, bezpośrednio wpływając na wyniki finansowe i zwiększając rentowność projektu.

Zwiększone przychody i wykorzystanie: Optymalna alokacja zasobów prowadzi do wyższych wskaźników wykorzystania pracowników, maksymalizując liczbę rozliczanych godzin. W konsekwencji zwiększa to potencjał przychodów bez konieczności dodatkowych inwestycji w rekrutację lub zwiększenie siły roboczej.

Dokładne budżetowanie i prognozowanie: Przejrzysty wgląd w dostępność zasobów i harmonogramy projektów pozwala na dokładniejsze budżetowanie i prognozowanie. Zmniejsza to ryzyko przekroczenia budżetu, co może negatywnie wpłynąć na kondycję finansową firmy. Firmy świadczące usługi profesjonalne powinny dążyć do uzyskania co najmniej 12-miesięcznego wglądu w stan finansowy swojej działalności - od kapitału obrotowego po istniejące plany projektów, prognozowane projekty i te, które są w trakcie opracowywania. Uzyskanie tego poziomu widoczności i pewności dzięki oprogramowaniu do zarządzania zasobami umożliwia firmom rozwój w każdym środowisku. 

Oferowanie najlepszej w swojej klasie technologii do zarządzania zasobami 

W BigTime cieszymy się, że możemy wprowadzić Primetric, wiodącego dostawcę oprogramowania do zarządzania zasobami i planowania finansowego, do naszej natywnej platformy, aby uhonorować nasze zobowiązanie do pomagania naszym klientom w osiągnięciu pożądanego poziomu przejrzystości, wydajności operacyjnej i rentownego wzrostu.

Przejęcie Primetric stanowi rozszerzenie wiodących w branży funkcji platformy BigTime w zakresie śledzenia czasu, zarządzania projektami, fakturowania i płatności. Dowiedz się więcej o tym, dlaczego BigTime i Primetric to naturalne połączenie.

Studium przypadku: Jak Globiox płynnie skalował swoją firmę bez bólu wzrostu

Jednym z przykładów organizacji świadczącej profesjonalne usługi, która była w stanie zapewnić sobie zrównoważony wzrost po wdrożeniu oprogramowania do zarządzania zasobami, jest Globiox.

Globiox to firma konsultingowa z branży nauk przyrodniczych i farmaceutycznych, która przed BigTime korzystała z Kantata przez większą część dekady do zarządzania swoimi projektami i zasobami. Oprogramowanie wymagało jednak znacznej ilości szkoleń, za którymi nie nadążał personel administracyjny.

Wiceprezes, Andrew Rossman, zgłosił się do BigTime, szukając pomocy w zaspokojeniu zmieniających się potrzeb rozwijającej się firmy, w tym: 

  • Przejście na wirtualne środowisko pracy jako firma, która potrzebowała narzędzi online do zarządzania projektami i zasobami, które pozwoliłyby na rezygnację z fizycznego przebywania razem w biurze.
  • Rozwiązanie, które skróciłoby czas administracyjny potrzebny na zarządzanie projektami klientów i zasobami potrzebnymi do przydzielenia do określonych zadań.
  • Opłacalne oprogramowanie, które dawało możliwość rozwoju bez konieczności dokonywania dużych inwestycji z góry.  
"BigTime pozwolił nam prognozować na następny tydzień, jakiego rodzaju zadań potrzebuje każdy pracownik i jak bardzo jest przeciążony... Więc jeśli mamy pracownika pracującego 50 godzin tygodniowo, możemy przewidzieć dla niego nieco mniej pracy w następnym tygodniu. Jeśli pracownik pracuje 20 godzin tygodniowo, a powinien 40, możemy łatwo zwiększyć jego obciążenie pracą w oparciu o raport BigTime".
Andrew Rossman Wiceprezes | Globiox

Wnioski: Długoterminowe korzyści z priorytetowego traktowania zarządzania zasobami dla rozwoju biznesu 

Zarządzanie zasobami jest kluczowym czynnikiem sukcesu firm świadczących usługi profesjonalne. Usprawniając alokację talentów, optymalizując wykorzystanie zasobów i usprawniając planowanie projektów, firmy mogą osiągnąć doskonałość operacyjną i wzrost finansowy. Ponieważ firmy nadal zmagają się z rosnącą konkurencją i dynamicznymi wymaganiami rynku, zarządzanie zasobami i prognozowanie zasobów pozostanie kamieniem węgielnym zrównoważonego wzrostu i sukcesu. Mamy nadzieję, że będziemy Twoim partnerem w budowaniu tego fundamentu wzrostu. Jeśli jesteś zainteresowany konsultacją z członkiem naszego zespołu, kliknij poniższy przycisk. 

Często zadawane pytania na temat tego, dlaczego zarządzanie zasobami jest ważne

Czym jest efektywne zarządzanie zasobami?

Skuteczne zarządzanie zasobami obejmuje optymalizację alokacji, wykorzystania i dystrybucji dostępnych zasobów w celu osiągnięcia maksymalnej wydajności i pożądanych wyników.

Jaki jest przykład dobrego zarządzania zasobami?

Dobrym przykładem zarządzania zasobami w usługach profesjonalnych jest firma konsultingowa umiejętnie przypisująca konsultantów z odpowiednią wiedzą do projektów klienta, zapewniając optymalne wykorzystanie umiejętności i terminową realizację projektu.

Czym jest zarządzanie zasobami w prostych słowach?

Zarządzanie zasobami to efektywne i strategiczne zarządzanie dostępnymi materiałami, personelem lub zasobami w celu osiągnięcia pożądanych celów przy jednoczesnej minimalizacji strat i maksymalizacji wydajności.

Czym jest plan zarządzania zasobami?

Plan zarządzania zasobami określa strategię i działania mające na celu skuteczne przydzielanie i wykorzystywanie dostępnych zasobów do osiągnięcia określonych celów lub projektów.

UDOSTĘPNIJ TEN ARTYKUŁ

Gotowy, by z nami działać?

Twój czas jest cenny, nie będziemy go marnować.

Zalecane dla Ciebie

3 Wyzwania związane z budowaniem skutecznego planu zasobów w zarządzaniu projektami
BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

3 Wyzwania związane z budowaniem skutecznego planu zasobów w zarządzaniu projektami

Usprawnienie zarządzania projektami dzięki oprogramowaniu PSA
BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

Usprawnienie zarządzania projektami dzięki oprogramowaniu PSA

cyfrowy timesheet
BLOG
WEBINAR
PRZEWODNIK
HISTORIA KLIENTA
PODCAST

Jak cyfrowe karty czasu pracy mogą przyspieszyć wypłatę wynagrodzenia? 

Subskrybuj

Uzyskaj najnowsze informacje na temat zarządzania firmą.